Individuali verslo sistema ar esamas CRM: pasirinkimo kriterijai

Pasirinkimas dažnai formuluojamas kaip „pirkti ar kurti“, tačiau praktikoje kelių yra trys. Galima pirkti standartinį produktą ir prisitaikyti prie jo. Galima sujungti tai, kas jau naudojama, kad duomenys nustotų būti perrašomi ranka. Ir galima kurti individualiai tą dalį, kurios standartinis produktas neatlieka. Sprendimą lemia ne technologijų mada, o keli konkretūs dalykai: kiek jūsų procesas skiriasi nuo tipinio, kiek sistemų turi tarpusavyje susikalbėti ir kiek kainuos pasitraukti, jei po dvejų metų apsigalvosite.

Trumpai

• Pirmiausia atsakykite, ar jūsų procesas tikrai netipinis. Jei skiriasi tik pavadinimai, standartinis produktas dažniausiai laimi.
• Sujungimas yra atskiras, dažnai nuvertinamas kelias: kartais problema ne sistema, o tai, kad dvi sistemos nesikalba.
• Individualiai verta kurti tą dalį, kuri yra jūsų konkurencinis skirtumas, o ne tą, kuri yra visiems vienoda.
• Išėjimo kainą įvertinkite prieš pradžią. Ji beveik niekada nėra tik duomenų eksportas.
• Duomenų perkeliamumo teisė pagal BDAR yra siauresnė, nei įprastai manoma – ji neapima visos jūsų sistemos turinio.

Pirmas klausimas: ar procesas tikrai netipinis

Tai klausimas, kurį verta užduoti nuoširdžiai, nes atsakymas dažnai būna „ne“. Naudingas patikrinimas: aprašykite savo procesą neutraliais žodžiais, be įmonės vidinių terminų. Jei aprašymas ima atrodyti kaip įprastas pardavimų arba užsakymų procesas, tikriausiai standartinis produktas jį atlieka, o skirtumas tik terminologijoje. Jei aprašyme lieka žingsniai, kurių niekur nematėte – pavyzdžiui, sudėtingas kelių šalių tvirtinimas su skirtingomis teisėmis ir terminais – tada netipiškumas realus.

Tie patys kriterijai trims keliams

Iliustracinis scenarijus, ne kliento projekto aprašymas. Įsivaizduokime įmonę, kurios užsakymai ateina keliais kanalais, o sąskaitos ruošiamos apskaitos programoje. Šiuo metu duomenys perrašomi ranka du kartus. Tas pats poreikis toliau vertinamas trimis keliais pagal tas pačias ašis: proceso atitikimas, integracijos, duomenų nuosavybė, pokyčių greitis ir išėjimo kaina.

Kelias pirmas: pirkti standartinį produktą

• Proceso atitikimas: gerai tinka tipiniams procesams; netipinius teks pritaikyti prie produkto, o ne atvirkščiai.
• Integracijos: dažnai yra paruoštų sąsajų, bet tik toms sistemoms, kurias tiekėjas pasirinko palaikyti.
• Duomenų nuosavybė: duomenys jūsų, bet jų struktūrą ir eksporto formą nustato tiekėjas.
• Pokyčių greitis: naujos funkcijos atsiranda be jūsų darbo, tačiau jūsų pageidavimas nėra tiekėjo prioritetas.
• Išėjimo kaina: vidutinė. Eksportas paprastai yra, bet nustatymai, teisės ir istorija persikelia sunkiau.

Kelias antras: sujungti tai, kas jau naudojama

• Proceso atitikimas: procesas nesikeičia, todėl komanda nepersimoko – dažnai tai didžiausias šio kelio pranašumas.
• Integracijos: būtent čia ir yra visas darbas. Kiekviena riba tarp sistemų turi savo klaidų atvejus.
• Duomenų nuosavybė: nesikeičia, nes sistemos lieka tos pačios.
• Pokyčių greitis: greitas, jei keičiasi tik duomenų kelias; ribotas, jei norite kitokio proceso.
• Išėjimo kaina: mažiausia, nes nekeliate savo veiklos į naują sistemą.

Kelias trečias: kurti individualiai

• Proceso atitikimas: pilnas, nes sistema kuriama pagal jūsų procesą, o ne priešingai.
• Integracijos: tokios, kokių reikia, bet kiekviena kuriama ir palaikoma jūsų sąskaita.
• Duomenų nuosavybė: pilna, įskaitant struktūrą ir eksporto formą.
• Pokyčių greitis: priklauso tik nuo jūsų prioritetų – tai ir pranašumas, ir atsakomybė.
• Išėjimo kaina: čia ji kitokia. Rizika ne tiekėjo priklausomybė, o priežiūros priklausomybė: kodą kažkas turi suprasti ir toliau palaikyti.

Šiame scenarijuje antras kelias atrodo pagrįstas: procesas nėra netipinis, o realus skausmas yra dvigubas duomenų perrašymas. Individualus kūrimas išspręstų problemą, bet kartu perimtų visą sistemos palaikymą tam, kas iš esmės yra duomenų kelio klausimas. Pakeitus vieną sąlygą – pavyzdžiui, jei tvirtinimo procesas tikrai netipinis – atsakymas keistųsi.

Išėjimo kaina: ką realiai galėsite išsinešti

Šis punktas dažniausiai praleidžiamas, o vėliau kainuoja daugiausia. Naudinga atskirti tris dalykus, kurie nėra tas pats: duomenys, struktūra ir procesas. Duomenų eksportą paprastai gausite. Struktūra – laukai, jų reikšmės, ryšiai tarp įrašų – persikelia sunkiau. O procesas, tai yra tvirtinimai, teisės ir automatiniai veiksmai, dažniausiai nepersikelia visai ir kuriamas iš naujo.

Čia svarbu ir dažnas nesusipratimas. BDAR 20 straipsnis numato duomenų perkeliamumo teisę, tačiau ji siauresnė, nei įprastai manoma: ji taikoma asmens duomenims, kuriuos pats asmuo pateikė duomenų valdytojui, kai duomenys tvarkomi automatizuotai sutikimo arba sutarties pagrindu, ir juos privalu pateikti susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu. Tai yra asmens teisė, o ne įmonės teisė išsinešti visą sistemos turinį: jūsų nustatymai, vidiniai procesai ir išvestiniai duomenys į šią teisę neįeina. Todėl praktiškai išėjimo galimybes nustato jūsų sutartis su tiekėju, o ne bendra teisė. Tai informacija, ne teisinė konsultacija – konkrečias sąlygas verta patikrinti su savo teisininku.

• Ar eksportas apima ryšius tarp įrašų, ne tik atskiras lenteles?
• Ar eksportuojami priedai ir failai, ar tik nuorodos į juos?
• Ar galite eksportuoti bet kada patys, ar tik pateikę užklausą tiekėjui?
• Kiek laiko duomenys prieinami po sutarties pabaigos ir kokia forma?
• Kas įvyksta su integracijomis, kurias tiekėjas sukūrė jums?

Praktinis darbo lapas

• Aprašykite procesą neutraliais žodžiais ir pažymėkite žingsnius, kurių standartinis produktas tikrai neatlieka.
• Suskaičiuokite, kiek kartų tie patys duomenys įvedami ranka daugiau nei vieną kartą. Tai dažnai ir yra tikroji problema.
• Išvardykite sistemas, kurios turi susikalbėti, ir kas nutinka, kai viena iš jų neatsako.
• Nuspręskite, kuri dalis yra jūsų konkurencinis skirtumas. Tik ją verta kurti individualiai.
• Įvertinkite išėjimo kainą pagal tris lygius: duomenys, struktūra, procesas.
• Pasirinkite pirmą etapą, kuris duoda naudos pats vienas, net jei toliau nieko nedarytumėte.

Ko šis vadovas nepasako

Jame nėra sumų ir nėra produktų palyginimo pagal pavadinimus. Kaina priklauso nuo integracijų skaičiaus ir esamų sistemų būklės, todėl bendras skaičius čia būtų prielaida, ne įvertinimas. Konkrečių tiekėjų vertinimas taip pat nepateikiamas: jų sąlygos keičiasi, o patikrinti galima tik jūsų sutarties tekste. Vadovo tikslas – kad pasirinkimą darytumėte pagal kriterijus, kuriuos galima patikrinti prieš pasirašant.

Jei prieš pokalbį parengsite tik du dalykus – proceso aprašymą neutraliais žodžiais ir sąrašą, kur duomenys įvedami dukart – bus aišku, kuris iš trijų kelių jums iš tikrųjų reikalingas.