Pasikartojantis darbas
Procesų automatizavimas
Automatizavimas dažniausiai pradedamas nuo įrankio pasirinkimo, o tai yra vėliausias sprendimas, ne pirmasis. Naudingas darbas prasideda nuo proceso aprašymo tokio, koks jis tikrai yra – su išimtimis, apeitais žingsniais ir tuo vienu žmogumi, kuris žino, ką daryti, kai kažkas nesutampa. Neretai po šio žingsnio dalis veiksmų pasirodo nebereikalingi, ir juos teisingiau pašalinti nei automatizuoti. Automatizuotas nereikalingas darbas lieka nereikalingas – tik nebematomas.
Aptarti procesąTrumpai: ką automatizuoti verta
Automatizavimas atsiperka, kai procesas pasikartojantis, jo taisyklės užrašomos ir rezultatą galima patikrinti. Jei taisyklė kaskart kitokia, problema yra ne rankinis darbas, o nesutartas procesas. Jei sprendimą priima žmogaus nuovoka pagal laisvo formato tekstą, tai jau ne automatizavimas, o dirbtinio intelekto sprendimas – atskira paslauga su kitokia rizika. Skirtumas paprastas: automatizavimas duoda tą patį atsakymą kaskart, o ne dažniausiai teisingą.
Kada automatizavimas yra tinkamas sprendimas
- Darbas pasikartoja pakankamai dažnai, kad jo trukmė būtų pastebima, ir kaskart atliekamas iš esmės vienodai.
- Sprendimo taisyklę galima užrašyti sąlygomis, o ne apibūdinti kaip patirtį.
- Duomenys jau yra sistemoje, o ne tik el. paštu ar žmogaus galvoje.
- Rezultatą galima patikrinti: yra būdas pasakyti, ar žingsnis atliktas teisingai.
Kada pakanka paprastesnio sprendimo
- Procesą galima tiesiog panaikinti arba sutrumpinti. Tai pigiausias „automatizavimas“, kokį galima nupirkti.
- Naudojama sistema jau turi šią galimybę, tik ji neįjungta ar nesukonfigūruota.
- Darbas atliekamas kelis kartus per metus – tada aiškus aprašymas žmogui atsiperka greičiau nei sprendimas, kurį reikės prižiūrėti.
Ar procesas paruoštas automatizuoti
Dauguma nepavykusių automatizavimų nebuvo techninės nesėkmės – buvo automatizuotas procesas, kuris tam dar nebuvo paruoštas. Žemiau iliustracinė patikra, kurią atliekame pirma. Tai ne kainų lentelė ir ne pažadas dėl sutaupyto laiko.
| Proceso būsena | Kaip atrodo praktiškai | Ką daryti pirma |
|---|---|---|
| Aprašytas ir stabilus | Žingsniai vienodi, išimtys žinomos ir suskaičiuojamos, rezultatą galima patikrinti. | Galima automatizuoti. Pradedama nuo vieno žingsnio, ne nuo viso proceso vienu kartu. |
| Veikia, bet neužrašytas | Procesas eina sklandžiai, kol dirba tas pats žmogus; taisyklės gyvena jo patirtyje. | Pirma užrašyti eigą kartu su tuo žmogumi. Dažnai tai jau savaime pagreitina darbą. |
| Pilnas išimčių | Beveik kiekvienas atvejis kuo nors ypatingas, o taisyklės aprašymas vis auga. | Automatizuoti tik dažniausią atvejį ir aiškiai nukreipti likusius žmogui. |
| Neaiškus rezultatas | Neįmanoma pasakyti, ar žingsnis atliktas teisingai, kol vėliau kažkas nesulūžta. | Pirma susitarti, kaip atrodo teisingas rezultatas. Be šito nėra ką patikrinti. |
| Nereikalingas | Žingsnis atliekamas iš įpročio; jo rezultato niekas nenaudoja priimdamas sprendimus. | Panaikinti. Automatizavimas čia tik padarytų jį nebematomą. |
Kaip vyksta darbas
- 01
Proceso aprašymas toks, koks jis yra
Aprašome eigą pagal tai, kaip ji tikrai atliekama, o ne kaip turėtų. Suskaičiuojame, kaip dažnai pasitaiko kiekviena išimtis. Šis žingsnis dažnai atskleidžia, kad automatizavimo reikia mažiau, nei atrodė, arba kad pirma reikia sprendimo dėl paties proceso.
- 02
Ką automatizuoti ir ko ne
Nustatome ribą: kurie žingsniai vykdomi savaime, kurie lieka žmogui ir kur yra perdavimo taškas. Riba užrašoma, nes nuo jos priklauso, kas nutinka netipiniu atveju. Jei taisyklės užrašyti neįmanoma, tai pažymima kaip klausimas, ne apeinama.
- 03
Įgyvendinimas su žurnalu ir išimčių keliu
Automatizuotas žingsnis fiksuoja, kas ir kada buvo atlikta, kad rezultatą galima būtų atkurti ir paaiškinti. Netipiniai atvejai keliauja į aiškų išimčių kelią, o ne tyliai nustoja veikti. Klaida turi būti pastebima, ne užmaskuota.
- 04
Matavimas ir atsakomybės perdavimas
Sutariame, kaip matuojama nauda: atliktų atvejų dalis, išimčių dažnumas, laiko sutaupymas ten, kur jį galima suskaičiuoti. Užrašoma, kas gali keisti taisyklę, kas pastebės sutrikimą ir kaip procesas grąžinamas į rankinį režimą, jei to reikia.
Kas lemia kainą ir trukmę
- Ar procesas jau aprašytas – neužrašytos eigos aprašymas paprastai užima daugiau laiko nei pats įgyvendinimas.
- Išimčių skaičius: kiekviena tikra išimtis yra atskira taisyklė, kurią reikės prižiūrėti.
- Ar duomenys jau sistemoje, ar juos pirma reikia surinkti iš laisvo formato šaltinių.
- Kiek sistemų dalyvauja ir ar jos turi tinkamą sąsają – be jos automatizavimas persikelia į integracijos darbą.
- Ar reikalingas patvirtinimo žingsnis žmogui, ir kiek jis turi būti detalus.
Ką verta apsvarstyti prieš pokalbį
- 01Kuris pasikartojantis darbas užima daugiausiai laiko ir kas jį atlieka šiandien?
- 02Ar jo taisyklę galima užrašyti, ar kiekvienas atvejis sprendžiamas atskirai?
- 03Kaip dažnai pasitaiko išimtys ir kas jas šiandien tvarko?
- 04Kas naudoja šio darbo rezultatą priimdamas sprendimą?
- 05Kas galės keisti taisykles po perdavimo?
Aptarkime procesą
Pakanka aprašyti vieną pasikartojantį darbą: kas jį atlieka, kaip dažnai ir kur įstringa. Jei paaiškės, kad automatizuoti neverta, tai ir pasakysime – tai dažnas ir visiškai normalus atsakymas.