Verslo sistemos ir klientų portalai
Verslo sistemų kūrimas
Kuriame vidines sistemas ir klientų portalus užsakymams, užduotims, dokumentams bei patvirtinimams valdyti. Pradedame nuo vieno darbo proceso: kas jį pradeda, kokių duomenų reikia ir kas atsako už rezultatą.
Aptarti darbo procesąKą verta kurti individualiai?
Individuali sistema prasminga tada, kai jūsų darbo taisyklės netelpa į turimus įrankius, o jų apėjimai kainuoja laiką ar sukelia klaidų. Ne visada reikia naujos sistemos: kartais pakanka sukonfigūruoti esamą CRM, sujungti dvi programas ar sutvarkyti duomenis. Pirmiausia palyginame šias alternatyvas.
Situacijos, nuo kurių galime pradėti
- Tas pats užsakymas perrašomas į kelias lenteles, o jo būsena priklauso nuo paskutinio laiško.
- Darbuotojams, klientams ir išoriniams partneriams reikia skirtingos prieigos prie to paties projekto.
- Patvirtinimai, dokumentų versijos ar atsakomybės pasimeta tarp komandų.
- Turimos sistemos lieka reikalingos, bet tarp jų trūksta patikimo duomenų perdavimo.
Kada pradėtume nuo paprastesnio sprendimo
- Standartinis pardavimų ar apskaitos procesas telpa į jau veikiančio įrankio galimybes – pirmiausia vertiname jo konfigūravimą.
- Problema tik duomenų perdavime – atskira integracija gali būti tinkamesnė nei nauja vartotojo sąsaja.
- Komanda dar nesutaria, kaip turi vykti darbas – pirmas etapas būtų proceso aprašymas ir prototipas, ne visos sistemos kūrimas.
Prieigos teisės yra proceso dalis
Teises apibrėžiame pagal organizaciją, projektą ir veiksmą, ne vien pagal pareigų pavadinimą. Žemiau – iliustracinė užsakymų portalo matrica, ne konkrečiam klientui įdiegta sistema. Tikras taisykles sutariame prieš įgyvendinimą ir tikriname serverio bei duomenų bazės lygiu.
| Dalyvis | Matomi duomenys | Leidžiami veiksmai ir ribos |
|---|---|---|
| Klientas | Savo organizacijos jam priskirti užsakymai ir viešos pastabos. | Pateikia užklausą ir komentuoja. Neskaito vidinių pastabų ar kitų klientų duomenų. |
| Koordinatorius | Jam priskirti projektai, užduotys ir jų istorija. | Skirsto darbus ir keičia būsenas pagal sutartas taisykles. Nesuteikia sau papildomų teisių. |
| Išorinis partneris | Tik pakviesti projektai ir darbui reikalinga informacija. | Atnaujina savo užduotis. Nemato sąskaitų ar kitų projektų; prieigą galima atšaukti. |
| Finansų darbuotojas | Atsiskaitymui reikalingi duomenys ir dokumentai. | Tvarko finansinius įrašus. Ši teisė nesuteikia sistemos administratoriaus prieigos. |
| Administratorius | Naudotojai, prieigos nustatymai ir sutartas veiksmų žurnalas. | Suteikia ir atšaukia teises. Jautrūs veiksmai registruojami; prisijungimui numatoma papildoma apsauga. |
Pirmiausia vienas veikiantis procesas
- 01
Aprašome dabartinį darbą
Peržiūrime proceso pradžią, atsakomybes, duomenų šaltinius ir išimtis. Nustatome, ką palikti esamuose įrankiuose ir kurią problemą spręsti pirmiausia.
- 02
Sutariame pirmo etapo ribas
Parengiame pagrindinių ekranų prototipą, teisių matricą ir patikrinamus priėmimo kriterijus. Atskirai įvardijame, kas į šį etapą neįeina.
- 03
Sujungiame ir patikriname
Įgyvendiname procesą, prieigos kontrolę ir sutartas integracijas. Tikriname ne tik sėkmingą veiksmą, bet ir dublikatą, ryšio nutrūkimą bei neleistiną prieigą.
- 04
Pereiname etapais
Duomenų perkėlimą išbandome su sutarta imtimi, palyginame rezultatus ir numatome grįžimo planą. Perduodame naudojimo informaciją ir sutariame tolesnio vystymo atsakomybes.
Kas lemia apimtį, kainą ir trukmę
- Procesų, išimčių ir patvirtinimo žingsnių skaičius.
- Organizacijų, vaidmenų ir duomenų atskyrimo taisyklės.
- Integracijų galimybės, API apribojimai ir duomenų šaltinio patikimumas.
- Esamų duomenų kokybė, perkėlimo apimtis ir darbo tęstinumo reikalavimai.
- Dokumentai, ataskaitos, patikros ir reikalinga pagalba komandai po perdavimo.
Ką naudinga žinoti prieš pirmą pokalbį
- 01Kuris vienas procesas šiandien sukelia daugiausia rankinio darbo ar klaidų?
- 02Kas juo naudojasi: darbuotojai, klientai, partneriai? Ko kiekvienas neturėtų matyti?
- 03Kur dabar saugomi duomenys ir kuri sistema laikoma pagrindiniu jų šaltiniu?
- 04Kokios išimtys pasitaiko: atšaukimas, grąžinimas taisyti, dalinis patvirtinimas?
- 05Koks patikrinamas rezultatas leistų pradėti naudoti pirmą etapą?
Aprašykite vieną procesą, kurį norite sutvarkyti.
Užtenka dabartinės eigos, dalyvių ir pagrindinės kliūties. Nesiųskite prisijungimų ar tikrų klientų duomenų – pradžiai tinka nuasmenintas pavyzdys.